Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente política obedece al mandato legal, en cuanto el derecho constitucional, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías frente al derecho fundamental de habeas data.

Glosario.

Para los efectos de la presente política, se usarán los conceptos establecidos por el articulo 3 la ley 1581 de 2012:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Objetivo.

Establecer las medidas que garanticen el adecuado Tratamiento y protección de los datos personales que CAREPP SAS maneje antes, durante y despues de la prestación de sus servicios.

Alcance y campo de aplicación.

Esta política se aplica sobre toda la información personal o no, que sea susceptible de Tratamiento, obtenida en virtud de una relación contractual o de servicios sostenida o que se haya sostenido entre los titulares de la información y CAREPP SAS, quien actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales y por ende, sujeta a cumplir con las obligaciones del artículo 17 de la ley en mención.

Datos del Responsable del Tratamiento.

· Nombre: CAREPP S.A.S.

· NIT: 901828997.

· Domicilio: Barranquilla, Atlántico, CARRERA 56 #94-24, EDICIFIO LA ROMANA, APARTAMENTO 3B.

· Página web: www.careppconsulting.com

· Numero de contacto: 3002722340

· Correo electrónico: CAREPPSAS@hotmail.com

Tratamiento y finalidad.

La información susceptible de Tratamiento y los datos personales suministrados por el titular podrán ser utilizados por CAREPP S.A.S. para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y/o de servicios, que sean contraídas con el titular de la información. El Tratamiento que se realizará consiste en:

1. La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, para cumplimiento de las obligaciones contractuales y/o de servicios de la empresa.

2. Adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación de servicios.

3. Dar Tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias presentadas a la empresa.

4. Adelantar encuestas de satisfacción.

5. Envió de información de interés general.

Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato. Las finalidades y el Tratamiento de otro tipo de datos catalogados como sensibles, privados o semiprivados será el mismo, sin perjuicio de acuerdos externos que puedan llevarse acabo entre la empresa y el titular de la información, como acuerdos de confidencialidad.

Autorización.

Para recolectar, almacenar, usar, circular y, en general, tratar los datos personales que se encuentran en las bases de datos de CAREPP S.A.S., se requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares de dichos datos. CAREPP S.A.S., como Responsable del Tratamiento de datos personales, ha establecido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares antes de la recolección de sus datos, asegurando siempre la posibilidad de verificar y probar que dicha autorización ha sido otorgada. Los datos personales de los titulares se conservarán en las bases de datos de CAREPP S.A.S. durante el tiempo que sean utilizados para los fines autorizados, a menos que el titular solicite su eliminación.

La autorización para el Tratamiento de datos personales puede ser otorgada de diversas formas, como documentos físicos, electrónicos, mensajes de datos, sitios web, verbalmente o mediante conductas inequívocas del titular. Este proceso asegura que el titular esté informado sobre la recolección y uso de sus datos personales, permitiéndole solicitar acceso, actualización, rectificación y eliminación de sus datos en cualquier momento, garantizando así decisiones informadas y control sobre su información personal.

Lo anterior, sin perjuicio de las excepciones que prevé la ley para aquellos datos que no requieren autorización del titular para su Tratamiento.

Aviso de privacidad.

El Aviso de Privacidad es un documento, ya sea físico, electrónico o en cualquier otro formato, que se pone a disposición del Titular para informarle sobre el Tratamiento que CAREPP S.A.S. dará a sus Datos Personales, antes de que se autorice su recolección. Este documento notifica al Titular sobre la existencia de las Políticas de Tratamiento de información aplicables, cómo acceder a ellas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Deberes del responsable del Tratamiento.

Según el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, CAREPP S.A.S como Responsable del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos de los titulares de los datos personales.

De acuerdo con el articulo 8 de la ley 1581 de 2012, CAREPP S.A.S. garantiza a los titulares de los datos personales el ejercicio pleno de los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Datos del área encargada del Tratamiento.

· Nombre: ATENCIÓN Y SERVICIO AL USUARIO CAREPP S.A.S.

· Barranquilla, Atlántico, CARRERA 56 #94-24, EDICIFIO LA ROMANA, APARTAMENTO 3B.

· Página web: www.careppconsulting,com/atencion-y-servicio-al-usuario

· Numero de contacto: 3002722340

· Correo electrónico: pqrs@careppconsulting.com

Procedimiento para el ejercicio del habeas data.

CAREPP S.A.S garantiza el derecho de acceso a los datos personales, verificando la identidad del titular, su causahabiente o representante. Proporciona medios electrónicos o presenciales, simples y siempre disponibles, para que el titular acceda a sus datos. Estos medios se informan en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización. CAREPP S.A.S. utilizará los mismos medios electrónicos para atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, gestionados por el área de ATENCIÓN AL USUARIO de la empresa.

Cualquier solicitud hecha a través de cualquiera de los canales dispuestos por CAREPP S.A.S. debe contener como mínimo:

a. Nombre completo y apellidos

b. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

c. Medios para recibir respuesta a su solicitud,

d. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer.

e. Firma (si aplica) y número de identificación.

Consultas.

De acuerdo con el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos pueden consultar su información personal en cualquier base de datos. CAREPP S.AS., como responsable del Tratamiento, proporcionará toda la información contenida en el registro individual o vinculada a la identificación del titular. La consulta será atendida en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible atender la consulta en este plazo, se informará a quien lo solicita sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no excederá los cinco (5) días hábiles posteriores al primer plazo.

Reclamos.

De conformidad con el articulo 15 de la ley 1581 de 2021, El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos en esta ley, pueden presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento. Este reclamo se tramitará bajo las siguientes reglas:

El reclamo se presentará mediante una solicitud dirigida al Responsable o Encargado del Tratamiento, incluyendo la identificación del Titular, la descripción de los hechos que motivan el reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un plazo máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia.

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y será divulgada mediante la pagina web de la empresa.